1. Infoauditi mõiste ja eesmärgid

Infoaudit on organisatsiooni infojuhtimise meetod, mida rakendatakse olemasoleva olukorra analüüsimiseks ja vajalike muudatuste rakendamiseks.

Info juhtimiseks peab organisatsioon omama ülevaadet:
   

  • info allikatest/inforessurssidest
  • info vajajatest ja kasutajatest
  • info edastamise viisidest
  • info töötlemisest
  • info talletamisest
  • info kaitsmisest (infoturbest)


Auditeerimise eesmärgiks on reeglina vastavuse määramine etteantud kriteeriumitega, standarditega või püstitatud eesmärkidega. 

Infoaudit on organisatsioonis läbiviidav süsteemne töötajatepoolse info kasutamise, infoallikate ja infovoogude hindamine, mille eesmärk on teha kindlaks, kas ja mil määral need toetavad  organisatsiooni eesmärkide saavutamist.
                       
Antud definitsioon toetub Suurbritannia Informatsiooni Haldamise Assotsiatsiooni (ASLIB) määratlusele, mida infojuhtimise tunnustatud teoreetik Elisabeth Orna on hinnanud kõige adekvaatsemaks, kuna see hõlmab infoallikate, info kasutamise ja töötajatega seotud kriitilisi elemente (Orna, 1999, p 69).

 
Niisiis, on infoaudit protsess mis võetakse ette eesmärgiga määrata kindlaks organisatsiooni infovajadused ja inforessursid, meetodid kuidas infovajadusi rahuldatakse ja inforessursse kujundatakse, korraldatakse ja kasutatakse.
   
Infoaudit võimaldab kaardistada infovood organisatsiooni ja keskkonna vahel ning organisatsiooni sees, määrata nende voogude efektiivsuse või ebaefektiivsuse, info puudumise, selle kitsaskohad ja puudused vastavalt iga konkreetse organisatsiooni vajadustele ja eesmärkidele.

Infoauditi eesmärgid on:

  • organisatsiooni infoga seotud vajaduste tuvastamine ja nende vajaduste strateegilise tähtsuse taseme kindlaksmääramine;
  • infoallikate ja -teenuseid tuvastamine, mida nende vajaduste rahuldamiseks
  • hetkel kasutatakse
  • infovoogude kaardistamine nii organisatsioonisiseselt, kui organisatsiooni ja selle väliskeskkonna vahel
  • olukorra analüüsimine nii info lünkade, dubleerimiste, ebaefektiivsuse kui ka info ülekülluse valdkondade kindlakstegemine vajalike muudatuste kavandamiseks
  • infokorralduse vastavuse kindlaksmääramine kehtivatele seadusandlikele ja normatiivsetele nõudmistele
  • kasutatava tehnoloogia ja organisatsioonikultuuri sobivuse ja mõju hindamine info kasutamisele


Auditi läbiviimine nõuab aega ja vahendeid. Seda on võimalik läbi viia ainult organisatsiooni juhtkonna igakülgse toetuse korral. Juhtkonna toetuse saavutamiseks tuleb selgelt  ja arusaadavalt tuua välja infoauditi tulemusel paranenud infojuhtimise kasud organisatsioonile. Edukas audit nõuab paljude inimeste koostööd organisatsioonis.On oluline, et kõik mõistaksid auditi eesmärke, oma rolli andmete kogumise käigus, teeksid koostööd jms. Kõigi töötajate toetuse saavutamiseks on otstarbekas näidata, millist kasu nemad auditi läbiviimisest võivad saada..

Äärmiselt oluline on kogu auditiprotsessist teavitamine. Selleks korraldatakse seminare ja koolitusi.