Projekti kavandi ja tegevuskava loomine

Kui eesmärgid on täpselt sõnastatud, tuleks edasi liikuda projekti tegevuste ja ressursside kaardistamisega.  Planeerida tuleks tegevused, mis on vajalikud projekti eesmärkide saavutamiseks. Selleks, et viia ellu vajalikud tegevused, on aga vaja piisavalt ressursse, nii rahalisi vahendeid, aga ka inimressurssi, sobivaid ruume, seadmeid ja muid vahendeid. Allpool olev tabel annab ülevaate, kuidas suunata õpilasi looma projekti kavandit.

Eesmärk	Mida soovitakse projektiga saavutada?
Indikaator	Milline on näitaja, millega mõõdetakse projekti eesmärkide saavutamist? Nt: Projektis osalejate füüsiliselt aktiivsete tundide arv nädalas
Mõõtmise viis	Milliste meetoditega on võimalik mõõta eesmärgi täitmist? Nt: Projektis osalejate lühiküsitlus liikumisharjumuste kohta enne ja pärast projekti toimumist
Tegevused	Milliseid erinevaid tegevusi planeeritakse eesmärgi täitmiseks ellu viia? Sammude kogumise võistlus Õuemängude planeerimine õppetöös Spordipäeva / -võistluse korraldamine jne
Ressursid	Tuleks läbi mõelda järgmised aspektid: Kui palju ja milliste teadmistega inimesi vajame tegevuse elluviimiseks? Kas ja milliseid ruume on vaja? Kas need on kättesaadavad? Millised seadmed on vaja? Kas projekti elluviimiseks on vaja rahalisi vahendeid? Millele on vaja kulutada? Kust finantsressursse hangitakse? Milliseid muid vahendeid on vaja projekti teostamiseks?

Projekt kestab limiteeritud aja ning selleks, et projekti eesmärgid saaksid piiratud aja tingimustes täidetud, on olulisel kohal ajastada selleks vajalikud tegevused ning määrata igale tegevusele selle elluviimise eest vastutav isik. Projekti viiakse ellu küll meeskondlikult, kuid tegevuste puhul konkreetse vastutaja puudumine võib viia olukorrani, kus tegevus jääb ellu viimata, kuna kõik meeskonnaliikmed eeldavad, et sellega tegeleb keegi teine. Meeskonnas tuleks selleks luua projekti tegevuskava. Järgnevalt on toodud näide võimalikust projekti tegevuskavast, mida on võimalik soovi korral sihtrühmale sobilikuks kohandada.

Tegevused	Alategevused	Tööülesanded	Tähtaeg	Vastutaja
Tegevus 1	Alategevus 1	Tööülesanne 1 Tööülesanne 2 Tööülesanne 3	xx.xx.xxxx yy.yy.yyyy zz.zz.zzzz	X X X
	Alategevus 2
Nt Järeltegevused	Tagasisideküsitlus osalejatele	Ankeedi koostamine Ankeedi saatmine Ankeeditulemuste analüüs	01.01.2021 03.01.2021 07.01.2021	Mari Mari Mari
	Sponsorite tänamine	Postitus sotsiaalmeedias Tänukirja saatmine	03.01.2021 03.01.2021	Jüri Jüri

Lihtsamaid projekti tegevuskava näidiseid leiad siin.

Iga olulise üldise tegevuse võiks kirjeldada tegevuskavas lahti alategevustega, mis antud tegevuse elluviimisel vajalikud on, et õppijatel oleks lihtsam kõiki olulisi tegevusi kaardistada. Näiteks kui üheks oluliseks tegevuseks projekti turundustegevused, tuleks lahti kirjeldada, milliseid alategevusi see hõlmab - näiteks sotsiaalmeedias projekti lehe loomine, sisupostituste tegemine, reklaamplakatite loomine jpm. Iga alategevus võib endas hõlmata mitut erinevat tööülesannet, mis tuleks tegevuskavas lahti kirjeldada, et kõik olulised ülesanded ei jääks täitmata. Tööülesannete jaotamisel võib lähtuda põhimõttest, et iga meeskonnaliige valib need ülesanded, milles end kõige tugevamalt tuntakse või vastupidi, valides need, mis kõige enam arenguvõimalust pakuvad. Selleks, et aidata õppijal selgitada välja oskused, milles õppija tunneb end tugevalt või nõrgalt, võib kasutada alltoodud näidisülesannet (oskuste bingo): Edu ja Tegu: ettevõtlus ja karjäär: Õpitee ja töö muutuvas keskkonnas. Karjääri- ja ettevõtlusõppe töölehed kutsekoolidele (e-koolikott.ee)

Tegevuste kaardistamisel ei tohi unustada ka projekti sisutegevuste kõrval ettevalmistavaid- ja järeltegevusi, mis viiakse vastavalt ellu enne või pärast projekti peamisi tegevusi - näiteks miniküsitluse läbiviimine vajaduste kaardistamiseks või tagasiside kogumine projektis osalejatelt. Avalikkusele suunatud projektide puhul tuleks tähelepanu pöörata ka turundustegevuste olulisusele.

---

Arutle! Miks on põhjalik kavandamine projekti eesmärgini jõudmisel oluline?

---

Keskkonnategurite analüüs

Projekti elluviimist ja selle edukust mõjutavad mitmed tegurid, nii sise- kui väliskeskkonnast tingitud. Keskkonnategureid kaardistades ja analüüsides on võimalik maandada riske, mis võivad oluliselt mõjutada projekti edukust. Selleks on mitmeid võimalusi - näiteks SWOT- või PEST(LE)-analüüs. 

SWOT-analüüsi teostamine võimaldab minimeerida projekti nõrkuste mõju ning maksimeerida tugevusi.

Erinevate faktorite väljatoomiseks kasutatakse nelja välja süsteemi: S nagu strengths (tugevused; W nagu weaknesses (nõrkused); O nagu opportunities (võimalused) ja T nagu threats (ohud). Tugevused ja nõrkused on uuritava sisemised tegurid ning võimalused ja ohud välised tegurid.
Järgneb analüüs, mille käigus selgitatakse, kas ja kuidas saaks mõnda negatiivset mõju muuta positiivseks või neutraalseks. Samuti püütakse leida viise, kuidas tugevusi ja võimalusi maksimaalselt ära kasutada. SWOT-analüüsi kasutamiseks leiad näiditöölehe siit. 

PEST-analüüs on üld- ehk makrokeskkonna analüüsimeetod, mida üldjuhul kasutatakse organisatsiooni või piirkonda mõjutavate tegurite analüüsimisel. Meetod on samas sobilik kasutamiseks ka projekti mõjutavate poliitiliste, majanduslike, sotsiaalsete ja tehnoloogiliste tegurite analüüsimiseks. Nooremate vanuseastmete puhul võib meetod osutuda keerukaks, mistõttu on soovitatav seda kasutada gümnaasiumiastmes või kutsehariduse 4. ja 5. taseme õppes. 

PEST on akronüüm, mis tuleneb inglisekeelsetest terminitest: P nagu political factors (poliitilised mõjutegurid); E nagu economic factors (majanduslikud mõjurid); S nagu social factors (sotsiaalsed mõjurid); T nagu technological factors (tehnoloogilised mõjurid). Vajaduse korral võib kasutada ka PESTLE-analüüsi, mille puhul lisanduvad L nagu legal factors (juriidilised mõjurid) ja E nagu environmental factors (keskkonnamõjurid).

PEST-analüüsi kasutamiseks leiad näidistöölehe siit.