Vaatlusmärkmetega seotult on välitöö käigus vaja uurijal endalt küsida kuidas kirjutada, mida kirjutada ja millal kirjutada. Hoolikas välitöö märkmete talletamine aitab koguda väärtuslikku vaatlusmaterjali, uurimisprotsessi kulgu ja reflekteerida.

Kuidas kirjutada?

Välitöö märkmed jagatakse nelja ossa (Gobo 2008: 208-212):

• vaatlusmärkmed
• metodoloogilised märkmed
• teoreetilised märkmed
• emotsionaalsed märkmed.

Vaatlusmärkmed on detailsed sündmuste ja tegevuste kirjeldused, mida otseselt nähtud või kuuldud uurija poolt. Vaatlusmärkmed peaksid sisaldama nii vähest uurija poolset tõlgendust kui võimalik. Need peaksid olema selged ja lihtsad sündmuste kirjeldused. Vaatlusmärkmete kirjutamisel peab järgima, et neis järgitaks kolme põhiprintsiipi (Gobo 2008: 203-207):

1. väljal asetleidvad erineval positsioonil olevate inimeste keelelised variatsioonid talletatakse "ühendatud" keeles;
2. selleks et mõista räägitavat talletatakse väljale, tegevuspaigale, juhtumile või tegutsejatele iseloomulik sõnavara;
3. kirjeldatakse võimalikult detailselt põhilised sotsiaalsed tegevused.

Metodoloogilised märkmed on märkmed uurijale iseendale andmete kogumise ajal esinevate raskuste kohta, mis võivad takistada või piirata vaatlust. Täpsemalt siis küsimused nendest abinõudest, mis võiksid need raskused kõrvaldada: hinnangud, soovitused ja strateegiad kasutatavate uurimismeetodite parandamiseks.

Teoreetilised märkmed on tähelepanekud, mis uurijal kerkivad esile alates esimesest sisenemisest uurimisväljale ning mis puudutavad ideid, oletusi ja tõlgendusi, mida kogutavate andmetega ette võtta. Need märkmed aitavad arendada vaatlusandmete üldisemat teoreetilist tähendust, aitavad fokuseerida edasist vaatlust või aitavad uurijal ära tunda vaadeldavas tegevuses teooria empiirilist näidet. Teoreetilisi märkmeid tuleks hoida selgelt eraldatud faktilistest vaatlusandmetest.

Emotsionaalsed märkmed sisaldavad uurija enda isiklikke tundeid, kõhklusi, hirme, rõõme jne, mis esile kutsutud või seotud vaadeldavate tegevuste ja sündmuste spetsiifiliste tunnustega. Lühidalt need on eneseanalüüsi märkmed, mis jäävad uurijale endale, aidates tal uurimisprotsessis iseendaga "hakkama saada".

Mida kirjutada?

Ilmselge on see, et kõike väljal toimuvat pole võimalik talletada, kuna sotsiaalsed sündmused on ammendamatud ning mingeid valikuid tuleb uurijal langetada. Seega seisab uurija kogu vaatluse jooksul dilemma ees: mida vaadelda, mida vaatluses otsida ning lõpmatu pinge detailse vaatluse ja laiema kõikekatva vaatluse vahel. Reeglina muutub vaatlus fokuseeritumaks väljal oldud ajaga ning kogutud andmete analüüsi tagajärjel (vt Joonis 4). Vaatluse käigus kujundatakse ja piiritletakse uurimisprobleemi ja -küsimusi ühe täpsemalt ning edaspidi keskendutakse vaatlusel enam nähtuse sisemisele struktuurile.

Joonis 4. Fokuseerimine välitööl (Neuman 2003: 390)

Järgnevalt on kokkuvõtlikult toodud lihtne kontrollnimekiri, mida võib kasutada vaatlusmärkmete tegemisel (vt Hammersley ja Atkinson 1995: 185):

• Ruum: füüsiline koht või kohad; liikumine, paigutumine, distants
• Tegutseja: kaasatud inimesed
• Akt: üksikud toimingud, mida inimesed sooritavad
• Tegevus: inimeste seostatud toimingute komplekt
• Sündmus: inimeste poolt teostatud seotud tegevuste kogum
• Aeg: mis juhtub, millal ja kui pika aja vältel; millal saabutakse/lahkutakse
• Objekt: füüsilised objektid, mis paiknevad vaadeldavas keskkonnas
• Eesmärk: mida inimesed püüavad saavutada
• Tunne: milliseid emotsioone tuntakse ja väljendatakse
• Võtmetegevuste mõju: kuidas reageeritakse teatud sündmustele
• Tegutsejate välimus: riietus, kõne, keelekasutus, kehakeel, žestid

Millal kirjutada?

Kõige lihtsam reegel kõlab: peale vaadeldud tegevust tuleb märkmed kirjutada nii ruttu kui võimalik. Mida enam aega vaadeldud tegevusest kulub, seda vähem detailseks muutub talletatud materjal. Kõige ideaalsem on teha märkmeid osalusvaatluse ajal, kuid enamikel juhtudel ei ole see kas füüsiliselt võimalik või on selline võimalus mitmete piirangute tõttu suhteliselt piiratud. Seega oleks mõistlik kas vaatlused sättida nii, et erinevate vaatlusperioodide vahele jääks piisav aeg märkmete tegemiseks või siis tuleb selleks pühendada näiteks vaatluspäeva õhtu.