8. Organisatsiooni infotehnoloogiline baas, infovajadused ja infojuhtimise korraldus
Organisatsiooni tehnoloogilise baasi iseloomustamiseks kirjeldatakse ja analüüsitakse organisatsiooni inforessursside (teadmised, oskused, info loomine, korrastamine, kasutamine) eesmärgipäraseks rakendamiseks kasutatavat riist- ja tarkvara.
Organisatsiooni iseloomustamiseks fikseeritakse ka inforessursside haldamise hind (sh. töötlemine, korrastamine, arhiveerimine) ja nende hinnanguline väärtus organisatsiooni jaoks.
Analüüsi tulemusena kujuneb arusaam infosüsteemi toimest organisatsioonis, millistele küsimustele see vastuse annab, milliseid ettevõtte ja selle töötajate vajadusi rahuldab.
Infovajaduse väljaselgitamisel lähtutakse teadmistest selle kohta, kes millisel tasandil ja mille kohta otsuseid vastu võtab, milline informatsioon on otsustamisteks kättesaadav, kes sellelaadseid inforessursse valdab/haldab või kuidas, kus ja milliste kanalite kaudu neid hangitakse.
Organisatsiooni infovajaduste rühmitamise alustest ja Infovajaduse uurimise meetoditest vt
õpiobjekt:
Organisatsiooni infovajadus
http://www.tlu.ee/opmat/in/Organisatsiooni%20infovajadus/index.html
Inforessursid on:
- laiemas tähenduses kõik IT-seadmed ja -süsteemid, tarkvara, andmekandjad, andmed, teadmised jms;
- kitsamas tähenduses info ise ehk ettevõtte edukaks tegevuseks vajalikud andmed ja teadmised.
Inforessursside kirjeldus annab ülevaate organisatsiooni infoallikatest ja –tarbijatest, info edastamisest, töötlemisest, talletamisest, kaitsmisest, hävitamisest. Ja nendest teguritest, mida selliste protsesside juhtimiseks kasutatakse (seadused, lepingud, reeglid jms).
Infojuhtimise kirjeldamine ja analüüs sisaldab
- teavet selle kohta, kes korraldab informatsiooni hankimist, korrastamist, edastamist, jagamist ( ametikohad, vastutus, aruandlus jms),
- ülevaadet sellest, milliseid dokumente, otsuseid on seni seoses infojuhtimise alafunktsioonidega seotult vastu võetud (milliseid nn. infopoliitilisi dokumente on organisatsioonis olemas),
- hinnangut, kas senine areng/arendamine on olnud tehnoloogia- või kasutajakeskne.
Võimalusel kirjeldatakse alusuuringu käigus kogu infojuhtimise protsessi : infovajaduste identifitseerimine, info kogumine, informatsiooni organiseerimine ja säilitamine, infotoodete ja teenuste arendamine, infojagamine, info kasutamine.
Tähelepanu pööratakse organisatsiooni dokumendiringluse korraldusele ja asjaajamisele.
Kavandatakse kriteeriumid, mille alusel teabega seonduvaid tegevusi hinnata ja need eelnevalt fikseerida Arvestada tuleb, et kriteeriumid, mille alusel hinnata teabe sisu, vormi või info edastamisega seotud tegevusi, on sageli erinevad (selgus, täpsus, usaldatavus, adekvaatsus, õigeaegsus jms), üldhinnangu andmiseks on vaja leida neist prioriteetsemad