Infovoogude analüüsimine annab ülevaate allikatest ja kanalitest, mille kaudu saadakse informatsiooni organisatsiooni väliskeskkonnast (sh. rahvusvahelisest ja siseriiklikust majanduskeskkonnast, poliitilistest ja õiguslikest teguritest, sotsiaal-demograafilisest olukorrast, konkurentsist jms.) ja organisatsiooni sisekeskkonnast.

Infovoogude analüüsiga selgub:

• millised andmehulgad, inforessursid on organisatsioonis, kus need asuvad
• kuidas informatsiooni /andmeid kasutatakse ja kelle poolt.
• kes on võtmeisikud ja üksused, mis infovoogude suunamises mingit rolli täidavad, (loovad, kasutavad, edastavad),
• milleks on andmeid/teavet vaja (seotult organisatsiooni, selle allüksuste ülesannetega),
• mis on selle informatsiooni sisuks ja
• millisest allikast seda saab.

Infovoogude kaardistamine aitab analüüsida, kuidas organisatsioonis informatsioon liigub ühest punktist teise, visualiseerida organisatsioonilist konteksti, aga ka selle seoseid väliskeskkonnaga.

Lihtsama struktuuriga ja väiksemas organisatsioonis märgitakse üles kõikide allüksuste kohta
• nende poolt loodav,
• teistelt (millistelt) allüksustelt saadav,
• kellele vahendatav ja
• säilitatav informatsioon ( kujunenud inforessursid) ja kui võimalik, siis ka informatsiooni maht ja selle saamise, vahendamise sagedus.

Keerulisema ja hierarhilise struktuuriga organisatsiooni puhul koosneb infovoogude analüüs 5 sammust:

1. Olukorra kirjeldamine

Organisatsiooni skeemile kantakse kõikide tasemete iga üksuse eesmärgid, mis kõige üldisemaid eesmärke toetavad, nende poolt täidetavad tööülesanded ja nendeks selleks vajatav informatsioon. Selline kirjeldus näitab ära inforessursside ja infovoogude struktuuri ja aitab kindlaks teha need üksused, mis vajavad sarnast teavet


2. Iga üksuse inforessursside ja infovajaduste väljaselgitamine, mis aitab:

• kirjeldada ja mõista, kuidas informatsiooni kasutatakse, kuidas see võiks/peaks olema organiseeritud ja struktureeritud, säilitatud jms. (On tegelikult infovoogude kaardistamise põhiküsimus);
• kirjeldada ja mõista, kas ja kuidas väliskeskkonnast organisatsiooni sisenev teave on oluline mingite eesmärkide täitmiseks;
• kirjeldada infovajadusi allüksuste/tööülesannete kaupa.

3. Infovajajate (-kasutajate) ja potentsiaalsete infovajajate kaardistamine
Üksuste, inforessursside ja infovajaduste visuaalne kujutamine näitab ära kordused, infoliiasuse jms.

4. Inforessursside ja – vajaduste prioriteetsuse määramine.

5. Infovoogude visuaalse kaardi koostamine

Oluline on fikseerida ka kõik infovood, mis väliskeskkonnast tulevad.

Infovoogude kaardistamine aitab ühtlasi ära määrata selle, kust tuleb organisatsiooni informatsioon, näiteks:
• vaatlemisest, õppimisest, loometegevusest, sh. äriideed jms
• mõõtmisest (turu-uuringud, kliendid, finantsid, tootmine...)
• väliskeskkonna skaneerimisest, seirest
• sisemiste protsesside jälgimisest, sh. reeglid, kokkulepped, bürokraatia

Infovoogude visualiseerimiseks ja kirjeldamiseks on välja töötatud erinevaid arvutiprogramme, nt. Edraw Max