Infoaudit on süsteemne informatsiooni kasutuse, inforessursside ja infovoogude hindamine ning selle andmestiku võrdlemine töötajate arvamuste ja olemasolevate dokumentidega, hindamaks informatsiooni vajalikkust ja kasulikkust organisatsiooni põhieesmärkidest lähtudes.

Infoaudit on protsess, mida kasutatakse:

• Tuvastamaks organisatsiooni infoga seotud vajadusi ja määramaks nende vajaduste strateegilise tähtsuse taset
• Tuvastamaks allikaid ja teenuseid, mida hetkel kasutatakse nende vajaduste rahuldamiseks
• Kaardistamaks infovoogusid nii organisatsioonisiseselt, kui organisatsiooni ja selle väliskeskkonna vahel
• Analüüsimaks lünki, dubleerimisi, ebaefektiivsust ning alasid, kus valitseb info üleküllus, võimaldades tuvastada, kus täpselt muudatused on vajalikud.

Erinevalt organisatsiooniuuringutest kontrollitakse infoauditiga, kas informatsiooniga seonduvad tegevused toetavad organisatsiooni eesmärke. Seega eeldab eelkõige täpsustamist kõik eesmärkidega seonduv – kontrollimine, kas kirjalikult fikseeritud eesmärgid on juhtide arvates just need, millest ühtviisi aru saadakse, kas need on muutunud olukorras kehtivad jms. Tegelike eesmärkide täpsustamiseks on vaja, et juhid/otsustajad need määratleksid.

Infoauditi eesmärgid infopoliitika väljatöötamiseks on :

• määratleda, milliste ärifunktsioonide raames, milliseid dokumente luuakse;
• teha kindlaks, milleks neid dokumente kasutatakse;
• teha kindlaks, kus neid hoitakse ja kelle poolt;
• teha kindlaks, kui kaua neid hoitakse ja kui kaua neid peaks hoidma
• teha kindlaks, kes (ametikoht) neid dokumente vajab ja kasutab praegu, ja kes võiks neid vajada tulevikus;
• teha kindlaks dokumendid, mille kasutamise võiks lõpetada;
• teha kindlaks elutähtsad teadmised ja informatsioon, sh. dokumendid, mida on institutsioonil vaja igapäevases töös ning mida nõuab seadusandlus.

Põhiülesandeks on võrrelda, kas see, millist infotegevuse korraldatust eeldab organisatsiooni missioon ja eesmärgid ühtib auditi käigus saadud andmetega tegeliku olukorra kohta. Auditi käigus kontrollitaksegi, kas olukord toetab eesmärkide saavutamist .

Selleks koostatakse vastavustabelid organisatsiooni iga eesmärgi/alameesmärgi seisukohalt. Hinnatakse, millise eesmärgi täitmiseks üks või teine inforessurss oluline on; mis peaks olema ja mis tegelikult on jms.

Infoauditi käigus ilmnevad lüngad, informatsiooni liiasus, korrastamatus või mittevajalikkus, ebasobivate allikate kasutamine jms., mis on aluseks infopoliitiliste seisukohtade väljatöötamisele.

Infoauditi läbiviimine annab organisatsiooni tegevusest ülevaate eelkõige inforessursside ja seejärel ka nende teadmisteks muutumise/kujunemise seisukohalt. Infoaudit on aluseks teadmiste auditile, mis omakorda võimaldab teadmuse kujunemise protsesse juhtida ja suunata. Infoauditi läbiviimine võimaldab mõista , kuidas organisatsiooni allüksustes toodetakse teadmisi ja millise strateegilise tähtsusega need teadmised on organisatsioonile.


Infoauditi tulemusi võib näiteks esitada nn. SWOT-analüüsina, aga ka tabelina, milles märgitud positiivsed ja negatiivsed aspektid, võrreldud olemasoleva ja vajatava informatsiooni sisu ja infokandjaid või võrreldud tunnuseid selle kohta, mis on, sellega, mis olema peaks ja välja toodud vastavused ja erinevused.

Näiteks
Mille kohta on vaja informatsiooni Infoallikas, infokandja
Klientidest (kes on, kus asuvad, milliseid tooteid tarbivad) Klientide andmebaas
Auditi käigus selgunud, et andmebaas ei sisalda kõiki vajalikke andmeid, osa neist on aegunud …


või näiteks:
Mis olukorra kirjeldusest ilmneb? Mis peaks olema?
Kõrvalekaldumised? Kokkulangevus eesmärkidega? Poliitiline seisukoht?
Puudub ametipost ja töötaja, kelle ülesandeks on veebilehe uuendamine? Tuntakse Interneti võimalusi, aga ei kasutata? Organisatsioon suhtleb välismaailmaga, kasutades kaasaegseid IKT võimalusi?
Inimesed on ülekoormatud, pole aega informatsiooni vormistamiseks? Tippjuhtkond mõistab informatsiooni ja selle vahetamise olulisust?