Organisatsiooni aspektidest vajab väljaselgitamist

• Milline on ja milles väljendub organisatsiooni kultuur , kuidas sellega on seotud infokultuur (informatsiooni kogumise, organiseerimise, töötlemise, vahetamise ja kasutamisega seotud väärtushinnangud, seisukohad ja käitumisviisid, mille järgi organisatsiooni töötajad igal tasandil käituvad);
• Millist juhtimisstiili kasutavad tipp- ja keskastme juhid ( kuidas väljendub autoritaarsus-demokraatlikkus erinevate juhtimisfunktsioonides);
• Milline on formaalne struktuur, milline on mitteformaalne struktuur (kuidas tegelikult toimub Inimestevaheline suhtlemine, mis on selle sisu, teema, kohad jms).

Infovoogude analüüsimiseks on vaja põhjalikku ülevaadet allikatest ja kanalitest, mille kaudu saadakse informatsiooni organisatsiooni väliskeskkonnast (sh. rahvusvahelisest ja siseriiklikust majanduskeskkonnast, poliitilistest ja õiguslikest teguritest, sotsiaal-demograafilisest olukorrast, konkurentsist jms.) ja organisatsiooni sisekeskkonnast.

Vastata on vaja küsimustele – milleks on andmeid/teavet vaja (seotult organisatsiooni, selle allüksuste ülesannetega), mis on informatsiooni sisuks ja millisest allikast seda saab.

Organisatsiooni tehnoloogilise baasi iseloomustamiseks on vaja kirjeldada ja analüüsida organisatsiooni inforessursside (teadmised, oskused, info loomine, korrastamine, kasutamine) eesmärgipäraseks rakendamiseks kasutatavat riist- ja tarkvara. Fikseerida on vaja inforessursside haldamise hind (sh. töötlemine, korrastamine, arhiveerimine9 ja hinnanguline väärtus organisatsiooni jaoks.

Infovajaduse väljaselgitamiseks on vaja eelnevalt teada, kes, millisel tasandil ja mille kohta otsuseid vastu võtab, milline informatsioon on otsustamisteks kättesaadav, kes sellelaadseid inforessursse valdab/haldab või kuidas, kus ja milliste kanalite kaudu neid hangitakse.

Infojuhtimise kirjeldamine sisaldab teavet selle kohta, kes korraldab informatsiooni hankimist, korrastamist, edastamist, jagamist ( ametikohad, vastutus, aruandlus jms), ülevaadet sellest, milliseid dokumente, otsuseid on seni seoses infojuhtimise alafunktsioonidega seotult vastu võetud (milliseid nn. infopoliitilisi dokumente on organisatsioonis olemas), samuti hinnangut, kas senine areng/arendamine on olnud tehnoloogia- või kasutajakeskne.

Oluline on fikseerida, milliste kriteeriumide alusel ja mida hinnata kõikvõimalike teabega seonduvate aspektide juures ( nt. juurdepääs, kättesaadavus, selgus, infokasutajate rahulolu jms) – kasutada võib kokkuleppelist punktide süsteemi või hinnanguskaalasid.

Alusuuringu läbiviimine eeldab põhjalikke uurijakogemusi ja –oskusi ( intervjueerimise tehnika valdamist, kvalitatiivse andmestiku analüüsimise oskusi, viise ja võtteid, et määrata organisatsiooni identiteeti, mitteformaalset struktuuri, organisatsiooni keskkonda, kultuuri jms.), sh. struktureeritult metoodilist lähenemist.

Alusuuringu tulemusena peab kujunema selge arusaam, miks on vaja läbi viia põhjalik infoaudit, millistel eesmärkidel, millises mahus ja kelle poolt.