Organisatsiooni infopoliitika, mis kahtlemata peab arvestama kehtivaid õigusnorme, seostab põhimõtteliselt kõik tegevused, mida organisatsioonis tehakse andmete, informatsiooni ja teadmistega selleks, et saavutada konkreetselt püstitatud eesmärke, et vastu võtta efektiivseid otsuseid, edendada suhtlemist, allüksustevahelist koostööd, arvestades kõigi sihtgruppidega väljaspool organisatsiooni ning annab alused ja kriteeriumid selleks, et hinnata infotegevuse tulemusi ning tagasisidet organisatsiooni eesmärkide saavutamise kohta.

Organisatsiooni infopoliitika põhieesmärgiks on olla lähtekohaks, aluseks tegevustele, mis

• aitavad vältida riske (nt. finantskaotusi mittetäieliku ja koordineerimata informatsiooni kasutamise tõttu, liigset ajakulu, innovatsiooniprotsesside pidurdumist, organisatsiooni negatiivse imago kujunemist jms) ning
• toetavad organisatsiooni toimimise tõhusust (infojuhtimise erinevate osapoolte ja kaasatud gruppide omavahelise koostöö, suhtlemise ja läbirääkimise toetamisega, info- ja kommunikatsiooni-tehnoloogia võimalikult efektiivse kasutamise tagamisega, selliste muudatuste algatamisega, mis on tingitud muutustest organisatsiooni väliskeskkonnas).

Organisatsiooni infopoliitika eesmärgid:

• Sidustada kõik informatsiooniga tehtavad toimingud organisatsiooni üldeesmärkidega
• Toetada juhtimisotsuste vastuvõtmist ja tööülesannete täitmist
• Olla aluseks otsustamiseks ressursside otstarbeka paiknemise ja paigutamise üle
• Edendada suhtlemist, infovoogusid ja muid infoseoseid organisatsiooni eri osade ja väliskeskkonna eri sihtgruppide vahel
• Võimaldada hinnata informatsiooniga seotud tegevuste tulemuslikkust organisatsioonis ja selle eri tasanditel ning valdkondades
• Saada tagasisidet organisatsiooni arengust.

Näiteks võivad olla infopoliitika eesmärkidena sõnastatud:

Juhtimisotsuste toetamine vajaliku teabega
Töötajate kindlustamine ametiülesannete täitmiseks vajaliku aktuaalse, täieliku, usaldusväärse, objektiivse teabega;
Töötajate kompetentsuse tõstmine innovaatilisi lahendusi sisalduvate materjalide ja informatsiooni edastamisega;
Organisatsiooni imago hoidmine, parandamine,
jne.

Organisatsiooni infopoliitika määrab ära

• informatsiooni kasutamise eesmärgid, prioriteedid nende hulgas, mida antud organisatsioonis mõeldakse tööks vajaliku informatsiooni all;
• infojuhtimise põhialused ja printsiibid;
• põhimõtted, mille alusel kasutatakse organisatsiooni töötajaid infojuhtimises;
• infojuhtimist toetava tehnoloogia ja tarkvara;
• infojuhtimise süsteemid;
• inforessursid ja nende juhtimise ressursid;
• kriteeriumid, mille alusel jälgida ja hinnata informatsiooniga seotud tegevusi ja teabe liikumist.

Organisatsioonid püstitavad oma infopoliitika eesmärke lähtuvalt erinevatest situatsioonidest: majanduslike tingimuste muutumise tõttu - vajadusest olla kiirelt kursis muutuvate turutingimustega, infoteenuste vajalikkuse teadvustamisest, info üleküllusest ja selle töötlemisega seotud probleeme kohates, vajadusest rakendada innovatsioone senisest suuremal määral, vajadusest hoida kulusid kokku vajaliku informatsiooni hankimiselt , erinevat aruandlust kehtestavatest rahvusvahelistest lepetest ja siseriiklikest normidest, uutest standarditest ja kasutuselevõetud juhtimisvõtetest tulenevate vajadustega.

Infopoliitika eesmärgid sõnastatakse vastavalt sellele, kas lähtutakse inimeste/ organisatsiooni töötajate informatsiooniga seotud tegevustest või infotehnoloogilistest võimalustest.
Esimesel puhul arvestatakse otsuseid vastuvõtvate inimestega, nende infovajaduste ja erialase taustaga ning nende toetamisele infotehnoloogiliste lahendustega, info sisu ja kasutamisega. Teisel juhul määratletakse infopoliitika pigem infotehnoloogia ja infosüsteemide terminites.

Nii võibki infopoliitikate eesmärke jagada põhimõtteliselt kaheks :

• ülesannete ja tehnoloogia keskseteks ning
• organisatsiooni- ja lõppkasutaja keskseteks.

Käesolevas õpiobjektis keskendutakse infojuhtimise raames vajaliku infopoliitika väljatöötamisele, selliste põhimõtteliste otsuste väljatöötamisele, mis on seotud erinevates vastastikustes seostes olevate teabe hankimise, loomise, organiseerimise, jagamise ja kasutamise protsesside võrgustiku juhtimisega, mis ühtse pideva protsessina võimaldab organisatsioonil kohaneda oma eesmärkide ja väliskeskkonnapoolsete teguritega. Kogu protsess on küll seotud inforessursside, infotehnoloogia , infosüsteemide ja kommunikatsioonijuhtimisega, andmebaaside haldamise ja dokumendihaldusega, aga lähtub eelkõige organisatsiooni olemusest ja eesmärkidest.