Projekti mõiste
Projekt on enamasti ühekordne, kindla alguse ja lõpuga ettevõtmine. Tihti iseloomustab projekte ka see, et nad hõlmavad erinevaid elu- või ärivaldkondi. Ülesannete teostamiseks on vaja erinevate spetsialistide abi.
Projektid erinevad teineteisest sisu ja eesmärkide poolest, kuid kõigil neil on mõned ühised jooned.
Iga projekti puhul tuleb:
- piiratud vahendeid kasutades;
- eelarvet mitte ületades;
- ettemääratud tähtajaks;
- saavutada tellijat rahuldav tulemus.
See kehtib nii ettevõtte siseste (tellijaks on juhtkond) kui ka väljapoole suunatud projektide korral.
1. Projekti tunnused
Uudsus
Uudsus on projekti tähtsaim omadus. Projekti planeerides ja teostades tehakse midagi uut. Iga uue asjaga kaasnevad teadmatus, hirm, riskid ja ebakindlus. Mida vähem on riske ja hirme, seda edukam on projekt. Kindlama tunde tekitamiseks on palju erinevaid meetodeid. Seepärast pole olemas sarnaseid projekte. Isegi sama projekti teistkordne teostamine osutub eelmisest korrast erinevaks.
Kordumatus
Isegi siis, kui varem toimunud projekt läheb kordamisele, on lõpptulemus eelmisest mingil määral erinev. Algtingimused ja projektiplaan võivad olla samad, aga projekti käigus toimunud muudatuste tõttu on protsessi kulg erinev.
Lõplikkus
Projektidel on kindel algus ja lõpp. Lõputut ja rutiinset tegevust projektiks nimetada ei tohiks. Näiteks kunagi Eestis väga levinud ametinimetus "projektijuht" oli enamasti ekslikult omistatud. Tavaliselt oli tegemist juhatajatega, kes ei loonud midagi uut vaid täitsid oma rutiinseid ülesandeid päevast-päeva.
Kõik ettevõtmised, millel on eelpool mainitud omadused, on juhitavad kasutades projektijuhtimise vahendeid. Pole oluline, kui suur on projekt ja milliseid valdkondi see hõlmab. Meetodid võivad olla samad nii väikese perekondliku ürituse läbiviimisel kui ka suure kaevanduse planeerimisel.
2. Projektijuhtimise eesmärgid
Kõrgem kvaliteet
Projekti algfaasis pannakse paika eesmärgid. Kvaliteet kirjeldab seda, kui hea peab olema projekti tulemus. Projekti käigus kontrollitakse varem määratletud kvaliteedinõuetest kinni pidamist. Kvaliteet kirjeldab ka seda, kuidas vastab lõpptulemus eesmärkidele.
Madalam hind
Iga ettevõtte üks eesmärke on vähendada kulusid ja suurendada tulusid. Nii ka projektide puhul. Mida väiksem on projekti maksumus, seda suurem on tellija huvi antud ettevõtmise vastu. Planeerimise käigus koostatud eelarvest tuleb kinni pidada kogu projekti käigus. See on oluline nii kommertsprojektide kui ka kasumit mittetaotlevate projektide korral.
Lühem kestus
Suurema ülesande teostamiseks tuleb see jagada väiksemateks osadeks. Väiksemaid ülesandeid on lihtsam siduda ressurssidega, määrata nende kestust ja omavahelisi seoseid. Üksikülesannete kestustest moodustub kogu projekti kestus. Enamasti on tellija huvitatud lühematest projektidest ja lähematest tähtaegadest.
Kõik üksikülesanded tuleb täita õigetähtaegselt, sest sellest sõltub kogu projekti lõpp. Ajagraafiku täpne järgimine on väga oluline. Viivitused kahjustavad nii tellija huve kui ka teostaja mainet.
3. Kvaliteedi, hinna ja aja suhe
Ideaalne on, kui projektijuht suudab tagada töö kõrge kvaliteedi võimalikult lühikese aja ja väikeste kulutustega. Praktikas on seda aga väga raske saavutada. Oma töö kergendamiseks tuleb otsustada, milline eesmärkidest on kõige olulisem. See hõlbustab ressursside ja juhtimismeetodite valikut.
Paljud ettevõtted peavad kõige olulisemaks tulemuse kvaliteeti. Selle nimel ollakse nõus tegema rohkem kulutusi ja isegi tähtaega ületama.
Piiratud rahaliste vahendite korral tuleb tugevdada kontrolli eelarvest kinnipidamise üle. Kasutatakse odavamaid ressursse. See omakorda võib pikendada projekti kestust ja alandada kvaliteeti.
Piiratud aja korral kontrollitakse üksikülesannete õigeaegset täitmist. Kasutatakse täiendavaid ressursse, mis omakorda toob kaasa projekti hinna tõusu. Teostamata võivad jääda vähemolulised ülesanded. See alandab lõpptulemuse kvaliteeti.
Kvaliteedi, maksumuse ja aja suhet võib kirjeldada kolmnurgana (vaata joonis 1). Kolmnurga tippudeks on projekti üldised eesmärgid. Täpp kolmnurga sees kirjeldab, milline eesmärk on antud projekti seisukohast kõige olulisem.
Joonis 1. Kvaliteedi, hinna ja aja omavahelist suhet kirjeldav eesmärkide kolmnurk.
Joonisel 1 peetakse kõige olulisemaks kvaliteeti. See tähendab ka projekti kõrget hinda ja pikemat kestust.
Kui kõik eesmärgid oleksid võrdse tähtsusega, peaks punkt asuma kolmnurga keskel. See tähendaks keskmist hinda, kvaliteeti ja kestust. Madalat hinda, kõrget kvaliteeti ja lühikest projektikestust samaaegselt saavutada on võimatu.
Allikas:
Lock, D. 1996. lk ???
Salla, S. 2001. lk 5
Viimati muudetud 2004
Martin Sillaots